企業為了靈活運作，近年來會選擇將容易折舊的辦公設備（固定資產）轉為訂閱或是租賃，除了可以機動調整使用需求，也能降低維護成本。造價高昂的影印事務機也是許多企業評估租賃的重要辦公器材之一。究竟企業在評估導入影印機租賃前，應該注意那些事情呢？本篇文章將從影印事務機的硬體需求，依序介紹到租賃合約評估，帶領大家了解租賃影印機的攻略，獲取足夠資訊，第一次租賃影印機就上手。
影印機租賃評估｜5個評估要點，幫助企業找出合適影印機
影印機租賃評估項目1：釐清列印需求
在評估租賃影印機前，企業必須先清楚自己的列印需求，包括每月印量、需要印刷的文檔或圖片輸出的規格、以及是黑白還是彩色。一旦清楚列印需求，企業就可以更好地選擇到適合的影印機型，避免浪費成本。
影印機租賃評估項目2：影印機使用時的成本與該如何節省
企業選擇租賃影印事務機不外乎是為了省下自行採購事務機的高昂成本，而在選擇影印機租賃前，企業也應該將事務機的「能源效率、功耗」納入考量中。在決策考量時，優先選擇擇低耗電量的機型或是擁有智慧省電／睡眠模式的機種，便能在省錢的同時也減少不必要的能源耗竭，節省支出與環保節能一舉兩得。
影印機租賃評估項目3：確認影印機列印品質
在選擇影印機型時，企業應該注意影印機的解析度 （dpi）。例如設計或廣告工作室常需要列印高品質的文件或圖片，就需要選擇具備高解析度的影印機。同時，企業還可以考慮使用具備色彩管理系統的影印機，以確保列印出來的圖片、文件顏色更加精確，特別是一些要對外使用的文件，如此一來才能展現出公司的專業度。
影印機租賃評估項目4：資訊安全
影印事務機可以說是辦公室中，與合約等機密資料關係密切的辦公室資產。因此在導入影印事務機時，必須採取適當的措施，例如與事務機租賃廠商諮詢影印事務機與辦公室內部網路連線方式，避免企業重要資料外洩。此外，企業可以考慮選擇具備不同登入密碼層級的影印機，保障企業文件的安全性。
影印機租賃評估項目5：影印機保養注意事項
在租賃影印機前，企業必須了解影印機的保養注意事項，包括定期清潔、更換耗材、維護保養等，並且與租賃公司確認清楚相關的服務內容，以免需要維修時求助無門。此外，若企業對於影印機的使用需求極高，還可以考慮選擇具備故障自動檢測和自動修復功能的影印機，進一步提高辦公效率。
簽下影印機租賃合約前，應該仔細思考的5個問題
影印機租賃合約問題1》無限印到飽就一定划算嗎？
在選擇租賃公司與方案時，許多企業可能會想「選擇價格便宜或可以無限量影印的一定最划算」其實不然， 在選擇租賃合約時，企業必須注意無限印到飽是否真的划算，若是實際使用情況無法達到一定用量，反倒可能會成為不必要的支出。除此之外，價格越低不一定代表絕對的划算，需要仔細查看方案中提供的服務（列印品質、黑白彩色等前文提及的項目），根據企業自己的實際需求來選擇適合的合約，才能在滿足辦公使用與成本考量之間取得平衡。
影印機租賃合約問題2》合約是否包含維修與保養？
在選擇影印機租賃合約時，企業必須仔細合約是否包含維修與保養。如果不包含，企業需要額外支付維修與保養費用，在評估時也需要將此成本考慮進去。此外，若企業有自行維修與保養的需求，也建議先行詢問租賃公司，以避免產生爭議。
影印機租賃合約問題3》租賃期間最短要租多久？是否有限制？
在選擇影印機租賃租賃合約時，企業必須確認是否有最短租期限制，這是因為若選擇了有租期限制的方案，企業在合約期滿前提前解約，就需要支付違約金。若是企業認為租賃公司的租期限制太長，則建議詢問對方是否可以協商，也可以另尋其他可以配合彈性調整或是最短租期限制符合公司使用需求的廠商。
影印機租賃合約問題4》什麼情況需要支付違約金？
企業在簽訂任何租賃條約前，都必須了解什麼情況需要支付違約金，在租賃影印機前也是如此。例如，提前終止合約、不續約卻未提前告知等都可能需要支付違約金。此外，企業也可以詢問是否可以協商違約金的標準，以及確認有何種情況可以提前解約，避免爭議產生。
除了違約金可能會造成額外支出之外，若每月的印量有超出合約簽訂的內容，也會需要支付這些多出來的列印費用。
影印機租賃合約問題5》租賃影印機前可以試用嗎？
在選擇租賃影印機前，企業可以詢問是否可以試用。這樣可以確保影印機符合自己的需求，避免浪費成本。此外，在試用期間，企業也可以詢問影印機的實際效能、速度、印刷品質等等，以便做出更好的決策。
5步驟解析影印機租賃攻略｜簡單搞定影印機租賃
影印機租賃步驟1｜聯絡各家廠商詢價
在選擇租賃影印機前，企業可以聯絡各家廠商了解租賃方案。蒐集資訊的這一步非常重要，因為不同的廠商提供的租賃方案和設備可能有很大的不同，企業需要在此階段做好充分的準備和了解，並且貨比三家，選擇最適合己身需求的方案。
影印機租賃步驟2｜洽談了解方案及設備的細節
在大致看過所有的方案後，可以篩選幾家合適的廠商並進行進一步的洽談，了解不同方案及設備的詳細內容，同時也應該提出企業本身的需求，讓對方窗口可以為你推薦更加適合的方案。在此階段，企業應詳細地針對每個廠商提供的不同的租賃方案和設備細節進行詢問，務必要得到自己在評估時最在意的資訊（例如：違約金計算或是設備維修是否要收費等等），如此一來才能有更全面的掌握，幫助企業做出最終的選擇。
影印機租賃步驟3｜檢查設備
在租賃影印機前，企業可以先要求檢查設備，從機型大小到各功能都需仔細檢查，確保將來要使用的機型在外觀、功能、網路連線等方面都正常。必且應在簽訂合約時同步將租賃的設備外觀拍照留存，避免日後爭議。
影印機租賃步驟4｜合約簽訂
在確認選擇的租賃方案後，企業便可以與影印機事務商簽訂合約。在此階段企業需仔細審視合約內容，確保合約中的條款和細節是否如同當初廠商所述，且符合自己的需求和利益。
影印機租賃步驟5｜定期維修與售後服務
部分的租賃廠商是有提供售後服務的，如教育訓練、維修保養，企業可以藉此了解使用與保養上的細節，讓實際使用時更加順利。在此階段，企業需要確認廠商是否可以建立良好的合作關係與提供暢通的溝通管道，確保設備可以長期穩定運作。
透過以上5個步驟，企業可以更加有效地選擇和租賃影印機，提高企業內部的辦公效率。
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