柯尼卡美能達影印機助力廣東電力設計行業全面推進數字化交付進程

(5月11日,上海)在“設計文件數字化交付”的大趨勢下,各大設計院正致力于積極推進數字化交付之路,實現設計、審查、施工等流程的便捷高效。廣東江門市某電力設計院在

(5月11日,上海)在“設計文件數字化交付”的大趨勢下,各大設計院正致力于積極推進數字化交付之路,實現設計、審查、施工等流程的便捷高效。廣東江門市某電力設計院在圖文檔生命周期管理、工作效率、信息安全以及文印設備管理等方面存在諸多亟待解決的課題,經過多方考察,該企業最終選擇了全球領先的數字化整合增值服務商——柯尼卡美能達為其度身定制了“圖文檔全生命周期解決方案”,通過該創新解決方案的導入,該企業更好地順應了國家及設計院行業圖紙數字化交付的新潮流,同時也大幅提高了自身的圖文檔管理效率及信息化發展水平。

柯尼卡美能達圖文檔全生命周期解決方案-科頤辦公
柯尼卡美能達圖文檔全生命周期解決方案

重構業務流程管理體系 實現圖文檔全生命周期數字化管理

此前,該設計院的文件流轉流程不清晰,缺乏統一管理,圖紙經常不能準時交付。盡管員工經常加班,也仍然有大量文件不能及時輸出。為此,柯尼卡美能達為其重構了業務流程驅動檔案管理體系,全面梳理及調整了文件出版、檔案管理等流程,逐步引導該設計院實現了圖文檔生命周期的數子化管理。柯尼卡美能達圖文檔全生命周期解決方案主要包含“享印ECM系統”(以下稱“ECM”)和“Scanpath掃描捕獲系統”(以下稱“Scanpath”)兩大系統。

ECM為該設計院提供了一個電子文件管理及協同辦公的統一平臺,涵蓋了組織運營涉及的圖文檔管理、協同辦公、審批管理、無紙化、數據安全管理等內容,可支持整個企業文檔內容生命周期內各個階段的信息管理、協同和應用。設計人員只需從該系統下載圖紙模板,進行圖紙設計;設計完成后,通過大屏審圖系統進行會審,會審后可實現圖紙批量化電子版歸檔并加載電子簽名;出版中心接到出版單后,進行文件的出版及蓋章;蓋章后的文件將進行統一分發及掃描歸檔。此外,柯尼卡美能達Scanpath可自動識別圖框中的工程名、編號、階段并按規則重命名;ECM讀取Scanpath重命名后的文件,將被導入到系統中對應的項目文件夾中,如此,各相關部門就可以在系統中實現關鍵詞查詢、讀取,并可調用項目各階段的文件,如有需要還可以隨時從系統中調用已歸檔文件,進行二次輸出。

重構后的設計院業務流程驅動檔案管理體系-科頤辦公
重構后的設計院業務流程驅動檔案管理體系

完善硬件及軟件系統 有效提升效率&杜絕信息外泄

之前,該設計院很多設計圖紙都需要外包到快印店輸出,不僅效率低下,而且有時內部的一些機密信息也會在外包的同時被泄露出去,信息安全存在很大隱患。為此,柯尼卡美能達在該設計院原有設備的基礎上,為其導入了柯尼卡美能達影印機bizhubC754/C654及ECM、Scanpath等文檔流轉及管理系統;同時通過結合現有的員工域賬號和員工卡,幫助該設計院實現了刷卡認證輸出配合,這一系列措施不僅提升了該設計院的業務效率,也幫助其構建了集中管理、安全共享內容平臺,提高了內部協同能力并規范了數據管理,實現了對信息安全的嚴格管控。

柯尼卡美能達高速彩色多功能復合機 bizhub C754-科頤辦公
柯尼卡美能達高速彩色多功能復合機 bizhub C754

提供人性化服務 提升用戶滿意度

當前國內文印輸出普遍存在浪費現象,該設計院也不例外。文印中心浪費較為嚴重,設備狀況不佳,每年需投入20多萬元進行設備的更新和維護,難以實現成本的合理管控,為了幫助該設計院有效管控成本、提高服務質量,柯尼卡美能達為該設計院派駐了駐場人員負責出版業務及檔案管理業務,同時為設計院提供了抄表服務以保證機器的良好運行狀態,還可根據設備使用狀況及時提供硒鼓等耗材。若機器發生故障,柯尼卡美能達也能保證以最快時間響應,從而幫助該設計院每月節約了20%左右的成本并大幅提升了用戶滿意度。

秉承“一切以客戶為中心”的企業服務理念,柯尼卡美能達為設計院用戶度身定制的圖文檔全生命周期解決方案,將ECM、Scanpath等文檔流轉及管理軟件與柯尼卡美能達硬件無縫連接,助力其全面推進了數字化交付進程。未來,柯尼卡美能達將繼續為不同行業用戶開發滿足其需求的個性化解決方案,提升企業核心競爭力,幫助其順應現代數字化發展趨勢。

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