公司原本每個月只需要列印少量文件，但隨著業務成長、員工增加，或遇到大型專案、年底結算等情況，影印量可能突然增加，導致原本的影印機不敷使用。
這時候，許多企業會開始擔心：「影印機租賃合約還沒到期，可以調整方案嗎？如果超過原本的基本列印張數，會不會增加很多費用？」

其實，影印機租賃方案是否能夠調整，主要取決於原有合約內容、設備規格及租賃業者提供的服務方式。
如果公司近期影印量明顯增加，可以先了解目前設備的使用狀況，再評估是否需要調整基本張數、升級影印機或增加設備，讓辦公室的文件處理更加順暢。
 

一、公司影印量突然增加，常見原因有哪些？

企業的列印需求不一定每個月都相同，尤其在業務擴張或特定工作期間，文件數量可能明顯增加。

常見情況包括：

• 公司員工增加，需要列印更多行政文件
• 業務擴張，合約與報價單數量增加
• 年底結算，需要大量列印財務報表
• 專案執行期間，需要印製大量文件
• 公司新增部門，原有設備需要多人共用
• 教育訓練、會議或活動需要大量講義
• 客戶資料、圖面或文件列印需求增加

如果只是短期增加印量，可以先確認現有設備是否足以應付；但如果公司每個月的列印量都持續成長，就可能需要重新評估原本的影印機租賃方案。
 

二、影印機租賃超過基本張數怎麼辦？

許多企業影印機租賃方案會依照每月基本張數、黑白與彩色列印量，以及設備規格等條件進行計費。
如果當月列印量超過原本合約約定的基本張數，可能會依照合約規定，另外計算超印費用。
例如，假設公司原本的租賃方案包含每月3,000張黑白列印量，但近期因為業務增加，實際印量提高到5,000張，就需要確認超出的2,000張如何計費。
實際費用仍應依照租賃合約中的基本張數、計張方式與超印單價計算。
 

因此，當公司影印量突然增加時，建議先確認：

• 每月基本列印張數是多少？
• 黑白與彩色列印是否分開計費？
• 超過基本張數的單價是多少？
• 未使用完的基本張數能否累計？
• 是否可以調整每月基本印量？

如果只是偶爾超過基本張數，不一定需要立即更換方案，但如果長期超印，就可以進一步評估其他租賃方式。
 

三、影印機租賃方案可以中途調整嗎？

不一定，需要依照原有租賃合約及業者提供的方案確認。

部分租賃服務可能允許企業在合約期間，依照實際使用需求討論調整基本張數、設備規格或其他服務內容。
不過，是否可以變更，以及調整後的月租費用、合約期間與相關條款，都需要由租賃雙方確認。

如果公司近期的列印需求已經和原本不同，可以先向影印機租賃業者提供以下資訊：

• 目前每月實際印量
• 預估未來每月印量
• 黑白與彩色列印比例
• 是否需要增加列印速度
• 是否有大量掃描需求
• 是否需要多人共用設備

透過實際使用數據，租賃業者才能協助評估是否有適合的調整方式。
 

四、公司印量增加，需要直接換一台影印機嗎？

不一定。
公司印量增加，不代表原本的影印機一定無法繼續使用。
如果目前設備的列印速度、紙張容量及建議月印量仍符合需求，可能只需要評估租賃計費方案，而不一定要更換設備。

但如果已經出現以下情況，就可以考慮升級影印機：

• 列印大量文件需要等待很久
• 多位員工同時列印容易排隊
• 經常需要補充紙張
• 設備長時間處於高負載使用狀態
• 每月實際印量持續超出原本設備的建議使用範圍
• 原有影印機缺乏必要的掃描或雙面列印功能

如果影印量增加是因為公司規模擴大，也可以評估是否需要在不同部門分別配置設備，減少員工等待與文件傳遞的時間。
 

五、影印機列印速度會影響公司工作效率嗎？

會。
影印機的列印速度通常以 PPM（Pages Per Minute，每分鐘列印頁數）表示。
例如，每分鐘可列印20頁與40頁的設備，在處理大量文件時，所需時間可能有所不同。
不過，實際列印速度也會受到文件內容、紙張尺寸、雙面列印及設備設定等因素影響。

如果公司經常需要：

• 大量列印合約
• 製作教育訓練講義
• 列印多頁財務報表
• 同時處理多位員工的列印工作

就可以在評估租賃設備時，將列印速度、紙匣容量及多人共用功能一起納入考量。
 

六、公司短期大量列印，需要調整租賃方案嗎？

如果只是短期增加印量，例如年底結算、年度會議、大型活動或臨時專案，不一定需要立即調整長期租賃合約。

可以先比較以下幾種方式。

1. 沿用原本設備，依合約計算超印費用

如果增加的印量不多，而且原有設備仍能正常負荷，可以先依照合約確認超印費用。

2. 詢問是否能短期增加印量

如果短期有大量列印需求，可以向租賃業者詢問是否提供適合的短期方案或其他調整方式。

3. 評估增加設備或升級機型

如果原本影印機的列印速度已經無法滿足需求，或需要多人同時處理大量文件，就可以討論是否有適合的設備配置方案。
實際仍應依照工作量、合約條件與使用期間進行評估。
 

七、公司影印量增加，如何控制列印成本？

除了調整租賃方案，也可以從日常文件處理方式改善。

1. 設定預設雙面列印

如果文件用途允許，可以將辦公室影印機設定為預設雙面列印，減少紙張使用量。

2. 一般文件優先使用黑白列印

如果文件主要是文字內容，不一定需要使用彩色列印。
可以依實際用途決定是否使用彩色模式，減少不必要的彩色列印費用。

3. 善用掃描功能

如果文件主要用於內部傳閱或電子歸檔，可以透過多功能事務機的掃描功能，將紙本資料轉換成 PDF 等電子檔案。

4. 定期檢查各部門印量

部分商用影印機具備使用者帳號、部門計數或列印管理功能，可以協助企業了解不同部門的列印使用情況。
實際功能仍需依設備規格確認。
透過定期檢視列印數據，可以了解印量增加的原因，作為後續設備與租賃方案調整的參考。
 

八、影印機租賃方案調整前，要確認哪些事項？

如果公司準備與租賃業者討論調整方案，建議事先確認以下幾項內容：

• 原有租賃合約是否允許中途變更
• 調整後每月基本張數是多少
• 月租費用是否改變
• 黑白與彩色超印單價如何計算
• 是否需要更換影印機
• 更換設備是否產生額外費用
• 原本合約期間是否延長
• 維修、耗材及其他服務內容是否改變

如果需要變更設備，也應確認原有文件設定、網路連線及使用者資料是否需要重新設定或轉移。
建議將調整後的費用與服務內容以書面確認，避免後續產生認知差異。
 

九、影印機租賃常見問題 QA

Q1：公司每月影印量超過基本張數，一定要換方案嗎？

不一定。如果只是偶爾超過，可以先依照原有合約計算超印費用。
如果長期超過基本張數，則可以比較現有超印費用與其他租賃方案的整體成本，再評估是否調整。

Q2：影印機租賃期間可以更換速度更快的設備嗎？

是否可以更換，需要依照原有合約與租賃業者的服務內容確認。
如果公司印量持續增加，可以提供實際使用數據，詢問是否有適合的設備升級方式。

Q3：公司只有特定月份需要大量列印，適合長期提高基本張數嗎？

不一定。
如果印量具有明顯季節性，可以先了解超印計費方式，並詢問是否有其他可調整方案，再比較不同方式的整體費用。

Q4：公司員工增加，一台影印機不夠用怎麼辦？

可以先確認原有影印機的列印速度、月印量與多人共用情況，再評估升級機型或增加設備。
如果不同部門距離較遠，也可以考慮依照辦公室動線分配設備位置。
 

結語｜台北、台中影印機租賃，依照公司實際印量調整設備需求

公司影印量突然增加時，不一定需要立即更換影印機或重新簽訂租賃合約。
可以先確認目前的基本張數、超印費用、設備列印速度及每月實際使用量，再評估是否需要調整租賃方案或升級設備。
如果正在尋找台北影印機租賃、中山區影印機出租或台中影印機租賃服務，可以向大千事務機器有限公司諮詢，提供公司目前的每月印量、設備規格及未來使用需求，了解可選擇的影印機租賃方案。
透過定期檢視列印數據與設備使用狀況，企業可以更有依據地規劃影印機租賃費用與設備配置，讓日常文件處理更加順暢。