很多公司在使用影印機一段時間後，會發現一個問題：明明平常只是印報表、合約、會議資料，月底統計下來，影印與列印成本卻比想像中高。

這時候不要急著先怪設備，也不一定代表一定要換機。


影印成本過高，常見原因可能來自彩色列印比例、重複列印、紙張浪費、耗材使用、設備老化，以及租賃方案和實際用量不匹配。

如果想降低公司影印成本，可以先從「使用習慣」與「設備配置」兩個方向開始檢查。
 

一、先看公司到底印了多少張

 

第一步不是先換設備，而是先了解公司每月到底印多少。
例如：

• 每月總列印量
• 黑白和彩色比例
• 哪個部門印得最多
• 是否經常列印A3
• 是否有大量重複列印
• 是否常印完又作廢

很多公司只知道「最近印很多」，卻沒有實際數據。

如果影印機本身支援部門計數、使用者帳號或列印張數統計，就可以利用這些資料先找出成本主要集中在哪裡。

 

 

二、彩色列印是不是用太多？

 

彩色列印通常比黑白列印成本高。
如果公司內部只是列印：

• 會議資料
• 草稿
• 內部報表
• 一般行政文件

其實很多內容不一定需要彩色。

可以把一般列印預設成黑白，只有真正需要提案、設計稿或對外文件時再使用彩色。

部分商用影印機也可以設定使用者權限，例如限制某些部門只能黑白列印，進一步降低不必要的彩色輸出。

 

 

三、雙面列印有沒有設成預設？

 

很多公司長期都使用單面列印，紙張成本自然容易累積。
如果文件內容適合，可以將一般辦公列印預設成雙面。
例如：

• 內部會議資料
• 教育訓練資料
• 草稿文件
• 內部報表

改成雙面後，可以減少紙張使用量。

不過，正式合約、對外文件或有特殊裝訂需求的資料，仍應依實際用途決定，不需要所有文件都強制雙面。

 

 

四、員工是不是常常印錯、印了又重印？

 

這也是很常見的隱形成本。
例如：

• 忘記確認頁數就直接列印
• Excel跑版
• 文件格式錯誤
• 一次不小心印出幾十份
• 選錯彩色或黑白
• 印完才發現版本不是最新

這些看起來只是幾張紙，但長期累積就會變成很大的浪費。

可以提醒員工在大量列印前先：

1. 預覽列印版面

2. 確認頁數

3. 先試印一份

4. 再進行大量輸出

尤其是上百頁文件，先試印通常很值得。

 

 

五、影印機是不是太舊？

 

舊設備不一定不能用，但如果機器已經使用很久，可能出現：

• 碳粉效率變差
• 零件頻繁更換
• 卡紙增加
• 列印品質不穩
• 耗電增加
• 維修次數變多

這些都會拉高整體使用成本。

所以不能只看「機器還能印」，還要看它是否已經進入高維修、高耗材的階段。

如果每個月都要花很多時間處理故障，員工等待維修的時間本身也是成本。

 

 

六、公司用量和現在的租賃方案有沒有對上？

 

有些公司原本只有5個人，後來增加到20人，但還是使用原本的小型設備或舊方案。

也有相反情況，原本印量很大，後來無紙化程度提高，卻還是維持高規格方案。

這時候就要重新檢查：

• 每月印量
• 彩色比例
• 紙張尺寸
• 是否需要A3
• 掃描使用量
• 員工人數
• 未來用量是否還會增加

如果設備與實際需求落差太大，就可能造成成本不劃算。

 

 

七、是不是用了不需要的高規格功能？

 

影印機功能越多，不代表一定越適合公司。
例如有些公司其實不需要：

• 高速彩色列印
• 大量A3輸出
• 特殊裝訂
• 多紙匣
• 高階後加工

如果實際使用率很低，可能沒有必要租用過度高階的設備。

反過來說，如果公司每天都要掃描大量文件，卻使用掃描速度很慢的設備，也會浪費很多人力時間。

所以挑設備時要看「使用情境」，而不是單看規格高低。

 

 

八、耗材是不是管理不當？

 

碳粉、紙張與其他耗材，也是影印成本的一部分。
常見浪費包括：

• 碳粉還沒用完就更換
• 紙張受潮後不能用
• 不同部門重複備料
• 使用不適合機型的耗材
• 庫存太多放到變質

企業可以把耗材集中管理，避免每個部門自己囤一批。

如果是租賃方案，也可以先確認合約是否包含碳粉、零件與維護，避免重複支出。

 

 

九、紙本文件真的都需要印嗎？

 

這是另一個很重要的檢查方向。
有些文件其實可以直接用數位方式處理，例如：

• 內部公告
• 會議資料
• 表單
• 電子簽核
• 掃描歸檔

如果公司能把部分流程電子化，就能直接減少紙張與列印量。

當然，不是所有文件都適合無紙化，但可以先從不需要保存紙本的內部文件開始。

 

 

十、影印機租賃可以降低成本嗎？

 

不一定適合所有公司，但對某些企業來說，租賃的確可以讓成本比較容易管理。
因為影印機租賃通常會依：

• 月印量
• 黑白或彩色
• 機型
• 功能需求
• 維護內容

來規劃方案。

如果公司的印量穩定，又不想一次投入大量設備成本，可以評估租賃。

但重點不是「租一定比較便宜」，而是要看方案有沒有符合實際使用量。

 

 

影印成本高，先找出問題再決定要不要換設備

 

公司影印成本太高時，最重要的不是立刻換機，而是先確認到底是哪個環節造成浪費。

可以先從列印量、彩色比例、雙面設定、錯印率、設備年齡、耗材管理與租賃方案開始檢查。

如果正在尋找影印機租賃、影印機出租、台北影印機租賃或台中影印機租賃，大千事務機器有限公司可依公司每月印量、員工人數、A3／A4、彩色／黑白與掃描需求協助評估設備。

對企業來說，真正有效的成本控制不是「少印幾張紙」而已，而是找到適合公司實際工作流程的設備與使用方式，才能長期把影印支出控制在合理範圍。