公司每天都會列印各種文件，像是報價單、合約、薪資資料、客戶名單、財務報表，甚至內部人事資料。

這些文件如果列印後長時間放在影印機旁，或被其他同事誤拿，就可能產生資料外洩的風險。


因此，企業在挑選影印機時，除了看列印速度、彩色或黑白、A3或A4之外，也可以把「文件資安」列入考量。
 

一、機密文件為什麼不適合直接送出列印？

 

一般辦公室常見的情況是，員工在座位上按下列印後，文件就直接從公共影印機印出來。
例如：

• 文件印出後忘記拿
• 同事誤拿別人的文件
• 機密資料長時間放在出紙匣
• 不相關人員看到文件內容
• 重複列印造成紙張浪費

如果只是一般會議資料問題可能不大，但如果是薪資、人事、合約或客戶資訊，就需要更加謹慎。

二、什麼是「機密列印」或安全列印？

部分商用影印機具有安全列印、機密列印或保留列印等功能。

使用方式通常是：

1. 在電腦送出列印工作

2. 文件先暫存在設備中

3. 使用者走到影印機旁

4. 輸入密碼、PIN碼或進行身分驗證

5. 確認後才真正輸出文件

這樣可以避免文件在人還沒到影印機前就先被印出來。

對於會處理薪資資料、財務報表、客戶合約、法律文件的公司來說，這類功能就很實用。

三、影印機可以設定帳號或使用者權限嗎？

部分商用多功能事務機可以設定不同使用者或部門權限。

例如可以限制：

• 哪些人可以彩色列印
• 哪些人只能黑白列印
• 是否可以使用掃描功能
• 不同部門的使用量
• 使用者登入後才能操作

這不只是資安問題，也有助於企業管理列印成本。

像彩色列印成本通常高於黑白，如果所有員工都可以無限制使用，就可能增加不必要的支出。

透過使用者權限管理，可以依照不同部門的工作需求進行設定。

四、密碼列印可以避免文件被拿錯嗎？

可以降低風險。

例如人資部門要列印薪資表，如果直接從公共影印機輸出，在前往取件的這段時間，就可能被其他人看到。

若使用密碼列印，就可以等人站在設備旁時再輸入密碼，文件才開始輸出。

尤其是多人共用一台影印機的公司，這種方式比「印完再趕快去拿」更加可靠。

五、掃描文件也需要注意資安嗎？

需要。

現代影印機除了列印，很多也會用來：

• 掃描到Email
• 掃描到電腦資料夾
• 掃描成PDF
• 傳送到公司伺服器

如果是多人共用設備，就要注意掃描目的地是否設定正確。

例如客戶合約如果誤傳到其他部門資料夾，也可能產生資料外洩問題。

因此企業在設定掃描功能時，可以依部門或使用者建立不同目的地，避免所有人共用同一套設定。

六、影印機本身會留下文件資料嗎？

部分商用多功能事務機具有內部儲存裝置，可能會暫時處理列印、掃描或影印工作資料。

因此，公司如果對資訊安全要求較高，在選擇設備時可以詢問：

• 是否支援資料加密
• 是否有工作資料刪除功能
• 儲存裝置如何管理
• 設備汰換時如何清除資料

不同品牌與機型支援的功能不完全相同，因此不能只看到「有硬碟」就直接判斷資安程度。

真正有資安需求的企業，應依設備規格確認。

七、影印機連接公司網路，也需要注意安全

現在很多影印機都是網路設備，可以連接公司電腦、Email與內部資料夾。

因此安裝時也要注意：

• 不使用預設管理密碼
• 定期更新設備韌體
• 限制不必要的網路服務
• 設定適當的管理權限
• 不讓所有人都擁有管理者帳號

如果企業本身有IT人員，也可以讓資訊部門一起確認設備的網路與權限設定。

影印機不只是「會印紙的機器」，其實也是公司網路環境中的一項設備。

八、哪些公司特別需要注意影印機資安？

只要會處理敏感文件的公司都值得重視，例如：

• 律師事務所
• 會計事務所
• 金融相關產業
• 保險公司
• 醫療院所
• 人力資源部門
• 大型企業
• 政府及教育單位

即使是一般公司，也可能有客戶個資、報價單、採購資料與員工薪資，因此並不是只有大型企業才需要資安功能。

九、除了功能，公司內部使用習慣也很重要

影印機有安全功能，不代表文件就一定不會外洩。

企業仍可以建立基本使用習慣：

• 機密文件印完立即取走
• 廢棄文件不要直接丟一般垃圾
• 不共用管理員密碼
• 離職員工帳號即時停用
• 定期檢查使用者權限
• 不需要的列印工作及時取消

設備提供的是工具，真正的文件安全仍需要設備與管理制度一起配合。

結語｜挑影印機不能只看速度，文件安全也要一起考慮

現代辦公室影印機已經不只是單純的影印設備，而是整合列印、掃描、文件傳輸與使用者管理的多功能事務機。

如果公司經常處理合約、財務、人事或客戶資料，在選擇設備時，可以特別詢問是否具備安全列印、密碼列印、使用者驗證、權限管理與資料保護等功能。

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不同品牌與機型支援的資安功能不完全相同，因此企業在租賃前除了問「一分鐘可以印幾張」，也可以多問一句：「我們公司的機密文件，這台設備可以怎麼保護？」